Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs, acht und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (Abgabenordnung) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze bei 80.000 Euro (§ 141 AO).

Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31. Juli 2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

10 Jahre aufbewahren
Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben

8 Jahre aufbewahren
Die Frist zur Aufbewahrung für Buchungsbelege, wie Rechnungen und Kostenbelege, wird ab 2025 von zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt. Die kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.

Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen. Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen.

6 Jahre aufbewahren
Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.

Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.
Besondere Aufbewahrungsfristen gelten für Steuerpflichtige mit Beziehungen zu Drittstaat-Gesellschaften sowie für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro (ab 2027: 750.000 Euro) im Kalenderjahr (zu Einzelheiten siehe § 147a AO).

Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist verlängern. Beispielsweise bei steuerrelevanten Unterlagen, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, z. B. durch einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nachfolgende Sachverhalte verdeutlichen Fälle, in denen sich die Aufbewahrungsfristen verlängern:
  • eine begonnene Außenprüfung
  • eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.
Achtung: Zur Abwehr bzw. Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zweckmäßig sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe, Branchen bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt. Besonderheiten können sich zudem aus dem Steuerstrafrecht ergeben.

Digitale Aufbewahrung
Um Platz zu sparen, dürfen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen - mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz - auf Datenträgern gespeichert werden (für bestimmte Zolldokumente gelten Sonderregelungen). Auch in diesem Fall muss sichergestellt sein, dass die Daten tatsächlich zehn bzw. acht oder sechs Jahre lesbar sind. Außerdem müssen auf Datenträgern gespeicherte empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege bildlich sowie die anderen Unterlagen inhaltlich mit den Originalen übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden - Einzelheiten im amtlichen AO Handbuch des BMF: "Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)".