Reisekostenrecht

Von zentraler Bedeutung ist die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte in § 9 Abs. 4 EStG. Diese ersetzt den Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte und ist für die Entscheidung, ob die Entfernungspauschale bzw. die 0,03 %-Regelung oder Reisekosten berücksichtigt werden können, ausschlaggebend. Zu den als Werbungskosten/Betriebsausgaben geltend zu machenden bzw. steuerfrei zu erstattenden Reisekosten zählen wie bisher Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.

Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann weiterhin nur der beschränkte Werbungskostenabzug in Form der Entfernungspauschale (bzw. Pendlerpauschale) in Höhe von 0,30 € (seit 1.1.2022 ab dem 21. Entfernungskilometer in Höhe von 0,38 €) geltend gemacht werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass für alle Fahrten zu anderen bzw. weiteren Tätigkeitsstätten die tatsächlichen Aufwendungen oder pauschale Kilometersätze nach dem Bundesreisekostengesetz angesetzt werden dürfen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG). Für die Berechnung der Entfernungspauschale zählt die einfache Entfernung von Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte. Die Pauschale gilt für alle Verkehrsmittel sowie für Fußgänger.

(§ 9 Abs. 4 Satz 1 EStG)

Mit dem Begriff "erste Tätigkeitsstätte" wird der Begriff "regelmäßige Arbeitsstätte" ersetzt und im § 9 Abs. 4 Satz 1 EStG definiert.

Danach ist jede ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens nach § 15 AktG oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist, erste Tätigkeitsstätte. Festgelegt wird zugleich, dass je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann (§ 9 Abs. 4 Satz 5 EStG)

Auch betriebliche Einrichtungen, die nicht dem Arbeitgeber gehören, können erste Tätigkeitsstätte sein und damit zum beschränkten Werbungskostenabzug führen (z. B. Tätigkeiten beim Kunden oder einem Tochterunternehmen).

Eine Tätigkeit ist dauerhaft, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig werden soll.

Vorrangig soll die Zuordnung zur ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitgebers gelten. Die Zuordnung kann der Arbeitgeber durch arbeits- oder dienstrechtliche Weisungen bzw. Verfügungen vornehmen. Dazu zählen alle schriftlichen Vereinbarungen und Weisungen (wie z. B. Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, Vermerke, Einsatzpläne) aber auch mündliche Absprachen. Hierbei handelt es sich um eine Prognoseentscheidung zu Beginn der Tätigkeit.

Dem Zeitraum von 48 Monaten kommt besondere Bedeutung zu, gerade bei Projekten. Eine Verlängerung führt nicht zu einer Zusammenrechnung, da es sich um eine Prognose handelt.

Fehlen einer Zuordnung – quantitative Kriterien

Die Zuordnung durch den Arbeitgeber ist nicht zwingend vorgeschrieben. Vielmehr hat der Arbeitgeber die Freiheit, durch die Zuordnung mögliche Reisekostenerstattungen zu regeln.

Fehlt eine Zuordnung des Arbeitgebers greifen quantitative Kriterien zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Diese liegt bei fehlender Zuordnung vor, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche 2 volle Arbeitstage oder mindestens 1/3 seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll (§ 9 Abs. 4 Satz 4 EStG).

Kommen mehrere Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, weil z. B. der Mitarbeiter mehreren zugeordnet ist oder auch die anzuwendenden zeitlichen Kriterien auf mehrere Tätigkeitsstätten passen, so regelt § 9 Abs. 4 Satz 6 EStG, dass diejenige erste Tätigkeitsstätte ist, die der Arbeitgeber bestimmt.

Unterlässt der Arbeitgeber auch diese Bestimmung, so ist nach § 9 Abs. 4 Satz 7 EStG die der Wohnung örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Dies entspricht dem Meistbegünstigungsprinzip, da dies die günstigste Variante, gerade im Hinblick auf eine eventuelle Dienstwagenbesteuerung, darstellt.

Sonderfälle, wie Fahrttätigkeit (Arbeitnehmer, die von einem dauerhaft festgelegten Ort die Tätigkeit aufnehmen) oder das weiträumige Arbeitsgebiet (z. B. Wald-/Forstgebiet, Hafengelände, Zustellbezirk) sind ebenfalls neu geregelt.

(§ 9 Abs. 4a EStG)

Folgende Pauschalen können steuerfrei gezahlt werden für:

Die Pauschale für den An- und Abreisetag kann unabhängig von den tatsächlichen An- und Abreisezeiten gezahlt werden. Aufzeichnungen sind nicht mehr notwendig.

Bei der Dreimonatsfrist muss es sich bei der Unterbrechungshandlung nicht mehr nur um berufliche Tätigkeiten handeln. Es ist gleichgültig, ob der Arbeitnehmer aus privaten Gründen (wie z. B. Krankheit, Urlaub) oder aus beruflichen Gründen seine Tätigkeit unterbricht.

§ 8 Abs. 2 Satz 8 EStG bestimmt, dass generell für angemessene Mahlzeiten, die ein Arbeitgeber selbst oder von ihm veranlasst durch einen Dritten dem Arbeitnehmer anlässlich oder während der Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte oder Wohnung zur Verfügung stellt, der Sachbezugswert anzusetzen ist. Angemessen ist eine Mahlzeit, wenn diese 60 € nicht übersteigt.

Der Ansatz des Sachbezugswertes unterbleibt, wenn für den Arbeitnehmer ein entsprechender Werbungskostenabzug nach § 9 Abs. 4a EStG (Verpflegungspauschalen) in Betracht käme (sog. Besteuerungsverzicht).

Aufgrund des Besteuerungsverzichts muss der Arbeitgeber die an den Arbeitnehmer zu zahlende Verpflegungspauschale kürzen, wenn er ihm eine Mahlzeit zur Verfügung stellt (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % (5,60 €) und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der Verpflegungspauschale (11,20 €) für einen vollen Kalendertag, also 28 €. Auf die Kürzung werden Eigenzahlungen des Arbeitnehmers angerechnet (§ 9 Abs. 4a Satz 10 EStG). Zusätzlich hat der Arbeitgeber auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung noch den Buchstaben "M" zu bescheinigen.

Werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt, braucht keine Kürzung für gestellte Mahlzeiten vorgenommen zu werden. Nur der Buchstabe "M" muss bescheinigt werden.

Der Arbeitnehmer kann bei entsprechender Erstattung von Verpflegungspauschalen durch den Arbeitgeber keinen Werbungskostenabzug (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG) mehr geltend machen. Nur wenn der Arbeitnehmer seine Mahlzeiten während der Auswärtstätigkeit selbst bezahlt, kann er ungekürzte Verpflegungspauschalen vom Arbeitgeber erstattet bekommen.

Werden dagegen vom Arbeitgeber Mahlzeiten zur Verfügung gestellt und die Voraussetzungen für eine Pauschale für Verpflegungsmehraufwand sind nicht erfüllt (z. B. weil die Abwesenheitszeiten unter 8 Stunden liegen oder nicht aufgezeichnet wurden), muss der Sachbezugswert individuell oder nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG pauschal mit 25 % versteuert werden.

Die tatsächlich entstandenen Kosten für die Unterkunft im Rahmen der doppelten Haushaltsführung dürfen bis maximal 1.000 € monatlich steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden (§ 9 Abs. 1 Nr. 5 Satz 4 EStG). Unerheblich ist also wie groß die Wohnung und wie hoch der Mietpreis pro m² ist. Der Höchstbetrag von 1.000 € umfasst alle für die Unterkunft entstehenden Aufwendungen, wie z. B. Kaltmiete, alle Neben- bzw. Betriebskosten, Miete für Parkplätze oder Garagen bzw. Garten.

Längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte

Übernachtungskosten, die beruflich veranlasst und an anderen Tätigkeitsstätten außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte entstehen, stellen weiterhin Werbungskosten dar und können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG). Für Auswärtstätigkeiten von kurzfristiger Dauer dürfen die Aufwendungen für Übernachtung unbeschränkt abgezogen oder erstattet werden.

Für längerfristige Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte ist der Abzug bzw. die Erstattung der Unterkunftskosten ebenfalls auf 1.000 € im Monat beschränkt. Ab dem 49. Monat an derselben Tätigkeitsstätte dürfen nur maximal 1.000 € monatlich steuerfrei erstattet werden.

Pauschbeträge 2025

Pauschbeträge für Auslandsreisekosten ab 01.01.2025

(BMF-Schreiben vom 02.12.2024; Änderungen sind fett gedruckt)

Pauschbeträge 2024

Pauschbeträge für Auslandsreisekosten ab 01.01.2024

(BMF-Schreiben vom 21.112023; Änderungen sind fett gedruckt)