Umsatzsteuervergütung im Ausland

Umsatzsteuer muss in vielen Ländern beim Kauf von Waren und Leistungen gezahlt werden. Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren bietet Unternehmen, Botschaften/Konsulaten und internationalen Organisationen die Möglichkeit, sich im Ausland bzw. Inland gezahlte Umsatzsteuer erstatten zu lassen. Privatpersonen können an dem Verfahren nicht teilnehmen.

Allgemeines

Deutsche Unternehmen engagieren sich immer häufiger im Ausland. Dies führt dazu, dass deutsche Unternehmen Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer erhalten. Diese ausländische Umsatzsteuer kann ein Unternehmen nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die es beim deutschen Finanzamt einreicht, als Vorsteuer geltend machen.

Deutsche Unternehmen und deren Mitarbeiter sind oft im Ausland für ihr Unternehmen tätig, ohne dass sie dort Niederlassungen betreiben oder ihren Wohn- oder Firmensitz haben.

Sie stellen ihre Produkte auf Messen in anderen Staaten aus, Mitarbeiter besuchen ausländische Geschäftspartner oder Konferenzen/Kongresse. Dabei entstehen in der Regel Kosten, beispielsweise für die Messestandfläche, Unterbringung, Verpflegung, Mietwagen, Benzin, Taxi etc. Die deutschen Unternehmen erhalten über diese Ausgaben Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer. Und diese ist häufig höher als in Deutschland, z.B. 25 % in Dänemark/Schweden, 22 % in Polen/Finnland.

Diese ausländische Umsatzsteuer kann ein Unternehmen nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung, die es beim deutschen Finanzamt einreicht, als Vorsteuer geltend machen. Das entrichtete Geld ist jedoch nicht verloren. Das Unternehmen kann es sich im Rahmen des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens von der zuständigen Behörde in dem Land erstatten lassen, in dem die Umsatzsteuer entrichtet wurde. Ein solches Vorsteuer-Vergütungsverfahren haben alle EU-Mitgliedstaaten sowie eine Reihe von Ländern außerhalb der EU eingerichtet (z.B. die Schweiz, Norwegen, Japan oder Kanada).

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat hierzu einige Merkblätter eingestellt.

Damit das Vorsteuer-Vergütungsverfahren in Anspruch genommen werden kann, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein (§§ 18 Absatz 9 UStG, 59 ff UStDV):
  • Der Antragsteller muss Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sein.
  • Die Ausgaben, die der zu vergütenden Umsatzsteuer unterliegen, müssen mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen.
  • Der Unternehmer darf in dem betreffenden Staat nicht ansässig sein.
  • Der Unternehmer darf in dem Zeitraum, für den er eine Vergütung beantragt, in dem betreffenden Staat keine Umsätze oder nur bestimmte steuerfreie Umsätze ausgeführt haben. In den meisten Staaten ist das Vorsteuer-Vergütungsverfahren auch zulässig, wenn er nur solche Umsätze getätigt hat, für die der ausländische Auftraggeber (Leistungsempfänger) die ausländische Umsatzsteuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren).

Ist eine der beiden letzten Voraussetzungen bzw. sind beide nicht erfüllt, so können Vorsteuern nur im allgemeinen Besteuerungsverfahren, d.h. durch Registrierung und Abgabe einer Umsatzsteuererklärung bei der Finanzverwaltung des betreffenden Staates, geltend gemacht werden.

Liegen dagegen alle vier Voraussetzungen vor, kann der deutsche Unternehmer in der Regel das Vorsteuer-Vergütungsverfahren in Anspruch nehmen. Hierbei müssen in der Praxis allerdings einige länderspezifische Besonderheiten, die aus dem jeweiligen nationalen Umsatzsteuerrecht resultieren, beachtet werden. So ist zum Beispiel die Umsatzsteuer aus Rechnungen für Verpflegung und Übernachtung, Bewirtung, Anschaffung und Betrieb/Unterhaltung von PKW oder Geschenken in manchen Ländern nicht erstattungsfähig.

Fragen zu den länderspezifischen Besonderheiten können mit der Erstattungsbehörde des betreffenden Staates bzw. mit der dortigen deutschen Auslandshandelskammer erörtert werden.
Außerdem haben sich einige Steuerberatungskanzleien auf das Vorsteuer-Vergütungsverfahren spezialisiert( Bundessteuerberaterkammer: www.bstbk.de sowie Steuerberaterkammer Hessen: www.steuerberaterkammer-hessen.de )


Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren seit dem 01.01.2010 innerhalb der EU


Seit dem 01.01.2010 gibt es einige Änderung hinsichtlich des Ablaufs des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens innerhalb der EU. Die Änderungen betreffen aber ausschließlich das Verfahren innerhalb des Gemeinschaftsgebietes (= Anträge von Unternehmern in der EU für EU-Vorsteuerbeträge).

Vereinfachend ist, dass nun das Verfahren von der Papierform auf ein elektronisches Verfahren umgestellt worden ist. Die Vergütungsanträge sind jetzt ausschließlich im Ansässigkeitsstaat des Antragstellers zu stellen. Dazu ist in jedem Mitgliedstaat ein elektronisches Portal eingerichtet worden, über das die in diesem Land ansässigen Unternehmen ihre Erstattungsanträge an die anderen Mitgliedstaaten einreichen können.
In Deutschland nimmt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Anträge entgegen. Innerhalb von 15 Tagen erhalten die Antragsteller dann eine Eingangsbestätigung. Das BZSt prüft vorab die Vollständigkeit und Zulässigkeit des Antrags (nun auch die Unternehmereigenschaft – d.h., ob die vom Unternehmer angegebene USt-IDNr. zutreffend und ihm zuzuordnen ist und ob der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Die Vorlage einer Unternehmerbescheinigung entfällt damit.

Nach der Prüfung wird der Antrag an den Erstattungsstaat/Quellenmitgliedstaat weitergeleitet. Die Entscheidung über die Erstattung trifft wie bisher der jeweilige Erstattungsstaat auf der Grundlage seines nationalen Umsatzsteuerrechts. Grundsätzlich ist es nicht mehr notwendig Originalrechnungen einzureichen, aber es können weitere Informationen, Rechnungen und Einfuhrbelege in Kopie auf elektronischem Weg verlangt werden. In begründeten Fällen können auch Originale eingefordert werden. Dann wendet sich der Erstattungsstaat direkt an den Antragsteller.
Es ist den einzelnen Mitgliedstaaten freigestellt, ob sie immer die Vorlage elektronischer Kopien verlangen, wenn die einzelnen Nettorechnungsbeträge 1000 € erreichen. In Deutschland wird so verfahren. Auf der Internetseite des BZSt ist dazu eine Übersicht veröffentlicht.

Zukünftig sollen Erstattungen generell innerhalb von 4 Monaten und 10 Tagen – bei Nachforderung von Belegen/Informationen innerhalb von 8 Monaten - erfolgen. Da es in manchen Staaten bisher deutlich länger mit der Abwicklung und Erstattung gedauert hat, ist der Erstattungsbetrag nun, bei Nichteinhaltung dieser Zeiträume, zu verzinsen. Der Antragsteller erhält über den Erstattungsbetrag einen Bescheid, der ebenfalls in elektronischer Form übermittelt wird.

Geändert haben sich auch die Mindesterstattungsbeträge, sie wurden für den Jahresantrag von 25 € auf 50 € und für den Quartalsantrag von 250 € auf 400 € angehoben. Die Antragsfrist (= Ausschlussfrist, d.h. die Frist kann nicht verlängert werden) hat sich um 3 Monate verlängert, spätester Termin ist nun immer der 30.09. des folgenden Kalenderjahres. Das heißt, für alle Rechnungen die 2022 ausgestellt wurden, muss der Antrag bis spätestens 30.09.2023 beim BZSt eingegangen sein. Auf den Leistungszeitpunkt kommt es nicht an.


Das Vorsteuer-Verfahren für in Deutschland ansässige Unternehmer, die Vorsteuerbeträge aus Drittländern erstattet bekommen möchten (= Verfahren im Drittlandsgebiet)


Für dieses Verfahren ist das Bundeszentralamt für Steuern nicht zuständig. Die Anträge auf Erstattung der Umsatzsteuer sind mit allen erforderlichen Unterlagen bei der zuständigen ausländischen Behörde in dem Drittland zu stellen, in dem die Umsatzsteuer entrichtet wurde. Jede ausländische Behörde stellt dafür einen eigenen Antragsvordruck in Ihrer Landessprache zur Verfügung.
Weitere Informationen erteilt die jeweilige Auslandshandelskammer (AHK) bzw. Steuerberatungskanzleien ( Bundessteuerberaterkammer: www.bstbk.de sowie Steuerberaterkammer Hessen: www.steuerberaterkammer-hessen.de )



Das Vorsteuer-Vergütungsverfahren für im Drittlandsgebiet ansässige Unternehmer, die deutsche Vorsteuer vergütet bekommen möchten


Dieses Verfahren richtet sich weiterhin nach den bislang geltenden Grundsätzen: Also weiterhin die Anträge für Vergütungsansprüche aus dem Vorjahr spätestens bis zum 30.06 des Folgejahres beim Bundeszentralamt für Steuern stellen (auch diese Frist ist eine Ausschlussfrist) und Einreichung der Rechnungen und Einfuhrbelege im Original. Es gibt lediglich eine Anhebung der Mindestbeträge für die Antragstellung von 200 € auf 500 €, wenn der Antrag für das Jahr gestellt wird und von 500 € auf 1000 €, wenn der Antrag vierteljährlich abgegeben wird.

Der Antrag ist mit einem amtlich vorgeschriebenen Formular zu stellen. Ggf. kann der Unternehmer den Vergütungsantrag dem BZSt vorab elektronisch übermitteln. Weiterführende Informationen und Merkblätter finden Sie auf den Internetseiten des Bundeszentralamt für Steuern