Einstellung von Arbeitnehmern
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Aufbau oder die Erweiterung Ihres Unternehmens sind die "richtigen" Mitarbeiter, denn nur mit qualifiziertem und motiviertem Personal werden Sie Ihre Unternehmensziele erreichen. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter gehen Sie als Arbeitgeber weitreichende Verpflichtungen ein, die sich kostenmäßig niederschlagen. Die Investition in eigenes Personal will daher gründlich überlegt sein.
Damit der Arbeitgeber sich nicht bereits bei der Vertragsanbahnung wegen einer Diskriminierung schadenersatzpflichtig macht, hat er die Vorschriften des 2006 in Kraft getretenen Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu beachten. Bereits die Stellenausschreibung und das Prozedere des Auswahlverfahrens muss mit dem AGG vereinbar sein. Worauf Sie dabei achten sollten, finden Sie auf unserem gesonderten Merkblatt zum AGG.
1.1 Personalauswahl
Bei der Personalauswahl sind einige Besonderheiten der Beschäftigung bestimmter Personengruppen zu beachten:
Ausländische Arbeitnehmer:
Die Staatsangehörigen der vor dem 1. Mai 2004 beigetretenen EU-Staaten genießen einen uneingeschränkten Zugang zum deutschen Arbeitsmarkt und benötigen keine Arbeitserlaubnis. Für Arbeitnehmer aus Polen, der Tschechischen Republik, Estland, Lettland, Litauen, der Slowakei, Ungarn und Slowenien gilt seit 1. Mai 2011, für Arbeitnehmer aus Bulgarien und Rumänien seit dem 01. Januar 2014, ebenfalls die volle Arbeitnehmerfreizügigkeit.
Arbeitnehmer aus Kroatien benötigen hingegen voraussichtlich bis 30. Juni 2015 noch eine Arbeitserlaubnis-EU. Zuständig für die Erteilung der Erlaubnis ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit.
Ausnahmen:
Es besteht keine Arbeitsgenehmigungspflicht für kroatische
- Fachkräfte mit Hochschulabschluss, die einer ihrer beruflichen Qualifikation entsprechenden Beschäftigung nachgehen,
- Auszubildende und
- Saisonkräfte in der Land- und Forstwirtschaft, im Hotel- und Gaststättengewerbe, in der Obst- und Gemüseverarbeitung sowie in Sägewerken bis zu 6 Monaten.
Für die Arbeitnehmer aus den Nicht-EU-Staaten sind grundsätzlich ein gültiger Pass und ein von der zuständigen Ausländerbehörde ausgestellter Aufenthaltstitel, der die Arbeitsaufnahme gestattet, erforderlich. Ausländer, die zur Arbeitsaufnahme nach Deutschland einreisen wollen, benötigen ein Visum, das bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung - Botschaft - zu beantragen ist. Wegen der Befristung der Arbeitsgenehmigung sollte auch der Arbeitsvertrag nur auf diese Zeit befristet werden.
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1.2 Fragerecht des Arbeitgebers
Bei der Befragung von Bewerbern muss der Arbeitgeber bedenken, dass sein Fragerecht nicht uneingeschränkt gilt.
Nur wenn der Bewerber eine zulässige Frage (z.B. nach beruflichen und fachlichen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, Wettbewerbsverboten aus früheren Arbeitsverhältnissen) bewusst falsch beantwortet, darf der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag wegen arglistiger Täuschung anfechten, wenn diese Tatsache für die Einstellung ursächlich war.
Eine wahrheitswidrige Antwort auf unzulässige Fragen (z.B. nach Schwangerschaft, Schwerbehinderung, Krankheiten, Eheschließung in absehbarer Zeit, Vermögensverhältnissen, Vorstrafen, Religion-, Partei- oder Gewerkschaftszugehörigkeit) berechtigt den Arbeitgeber dagegen nicht zur Anfechtung des Arbeitsvertrags, es sei denn er hat ein objektiv berechtigtes Interesse an der Beantwortung dieser Fragen.
1.3 Ersatz von Vorstellungskosten
Der Arbeitgeber hat die Vorstellungskosten zu erstatten, wenn er den Bewerber zur persönlichen Vorstellung eingeladen hat. Dazu gehören Kosten für die Hin- und Rückfahrt mit der Bahn 2. Klasse, in Ausnahmefällen Übernachtung, Verpflegung und Verdienstausfall. Das gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt. Um eine mögliche Auseinandersetzung über die Höhe der erstattungsfähigen Kosten zu vermeiden, kann bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch vermerkt werden, ob und welche Kosten übernommen werden. Der Arbeitgeber kann damit den Anspruch bei der Einladung zum Vorstellungsgespräch ausdrücklich ausschließen.
1.4 Staatliche Zuschüsse
Arbeitgeber können vor Abschluss eines Arbeitsvertrages einen Zuschuss bei der zuständigen Agentur für Arbeit beantragen.
Eingliederungszuschüsse können gewährt werden, wenn Personen mit Vermittlungshemmnissen (z.B. wegen Behinderung) oder arbeitslose Arbeitnehmer, die das 50. Lebensjahr vollendet haben, eingestellt werden.
Höhe und Dauer der Förderung richten sich nach dem Umfang der Minderleistung des Arbeitnehmers und danach, wie groß die Vermittlungshemmnisse sind. Im Regelfall wird der Zuschuss in Höhe von 50 Prozent des regelmäßig gezahlten Arbeitsentgelts gewährt.
1.5 Arbeitspapiere
Zu den Arbeitspapieren, die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer bei Vertragsschluss verlangen kann, gehören:
- Lohnsteuerkarte
- Sozialversicherungsausweis
- Kindergeldbescheinigung
- Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr bereits gewährten oder abgegoltenen Urlaub (Urlaubsbescheinigung)
- Unterlagen für vermögenswirksame Leistungen
- vom früheren Arbeitgeber bei Ende des Arbeitsverhältnisses nach § 312 SGB III auszustellende Arbeitsbescheinigung
- Arbeits- oder Abschlusszeugnis
Zu beachten sind u.a. Besonderheiten im Baugewerbe (Lohnnachweiskarte für Urlaub, Lohnausgleich und Zusatzversorgung), in der Lebensmittelbranche (Gesundheitszeugnis), bei ausländischen Arbeitnehmern (Aufenthaltstitel, Arbeitsgenehmigung-EU, s.o.) und bei Jugendlichen (Gesundheitsbescheinigung).
Nach Vorlage sind Arbeits-/Abschlusszeugnis, Sozialversicherungsausweis und Arbeitsbescheinigung dem Arbeitnehmer herauszugeben. Hinsichtlich der anderen Arbeitsunterlagen trifft den Arbeitgeber die Verwahrungspflicht.
2. Der Inhalt des Arbeitsvertrages/ Abschluss des Arbeitsvertrages
Beim Abschluss des Arbeitsvertrages hat der Arbeitgeber zu bedenken, dass die arbeitsvertraglichen Regelungen ebenfalls mit dem AGG vereinbar und diskriminierungsfrei sein müssen.
2.1 Form des Arbeitsvertrages
Der Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschließen. Ein befristetes Arbeitsverhältnis und ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot bedürfen in jedem Fall der Schriftform.
Im Falle eines mündlichen Abschlusses müssen dem Arbeitnehmer die wesentlichen Vertragsbestimmungen im Rahmen des Nachweisgesetzes spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich ausgehändigt werden.
Die Niederschrift muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien,
- Beginn (bei befristeten Arbeitsverhältnissen auch die voraussichtliche Dauer) des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort (ggf. Hinweis auf verschiedene Arbeitsorte),
- kurze Beschreibung der zu leistenden Tätigkeit,
- Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgeltes (einschließlich Zuschläge, Zulagen etc.),
- vereinbarte Arbeitszeit,
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
- Kündigungsfristen,
- allgemeiner Hinweis auf geltende Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen,
- bei geringfügig Beschäftigten: Hinweis auf die Möglichkeit des Arbeitnehmers, in der gesetzlichen Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers zu erwerben, wenn er nach § 5 Abs. 2 Satz 2 SGB VI auf die Versicherungsfreiheit durch Erklärung gegenüber dem Arbeitgeber verzichtet.
2.2 Tarifverträge
Die Vertragsparteien können den Arbeitsvertrag grundsätzlich frei gestalten. Dabei müssen sie die gesetzlichen Mindestbestimmungen sowie die zum Teil durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und betriebliche Übung gesetzten Grenzen beachten.
Der Arbeitgeber ist an einen Tarifvertrag gebunden, wenn
- er Mitglied eines Arbeitgeberverbandes ist oder
- in dem Arbeitsvertrag die Geltung des Tarifvertrags vereinbart wurde oder
- das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Allgemeinverbindlichkeit eines Tarifvertrags ausgesprochen hat. Aufgrund der Verbindlichkeit der Tarifverträge gelten deren Bestimmungen für jedes Unternehmen der entsprechenden Branche.
2.3 Betriebliche Übung/Gleichbehandlung
Gewährt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern freiwillig und vorbehaltlos Zusatzleistungen über einen längeren Zeitraum (sog. „betriebliche Übung“), so hat auch der neue Arbeitnehmer einen Anspruch hierauf, auch wenn der Arbeitsvertrag keine Regelung diesbezüglich enthält.
2.4 Vergütung
Die Vertragsparteien können über die Höhe der Vergütung grundsätzlich frei verhandeln, sofern sich nicht aus dem Gesetz oder aus einem zu berücksichtigenden Tarifvertrag etwas anderes ergibt.
Einen ersten Überblick über die durchschnittlichen Löhne und Gehälter gibt die Tarifdatenbank des statistischen Bundesamtes oder das Tarifarchiv der Hans-Böckler-Stiftung.
Bei einer freiwilligen Gewährung von Zuschlägen und Sonderzahlungen sollte der Arbeitgeber schriftlich vermerken, dass diese Leistungen freiwillig erfolgen, ohne dass ein Rechtsanspruch auch bei mehrfacher Gewährung hierauf besteht.
2.5 Personalakte
In die Personalakte gehören:
- Personalbogen mit Bild
- Bewerbungsschreiben
- Lebenslauf
- Zeugnisse
- Bei ausländischen Mitarbeitern: Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis
- Bei Jugendlichen: ärztliche Bescheinigung nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 45)
- Bei Schwerbehinderten: Schwerbehindertenausweis bzw. Anerkennungs-/Gleichstellungsbescheid
- Angabe der Krankenkasse/ Ersatzkasse bei Pflichtversicherten
- Sozialversicherungsnachweis
- Urlaubsbescheinigung des letzten Arbeitgebers
- Lohnsteuerkarte/ Zwischenbescheinigung
3. Betriebsnummer
Zur erstmaligen Einstellung eines Arbeitnehmers müssen Arbeitgeber beim Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit eine sogenannte Betriebsnummer anfordern. Diese wird u.a. zur Anmeldung der Sozialversicherung benötigt.
4. Sozialversicherungsrecht
Den Arbeitgeber treffen Verpflichtungen wie Feststellung der Versicherungspflichtigkeit oder -freiheit des einzelnen Arbeitnehmers, Meldungen an die Einzugsstelle, Ermittlung des beitragspflichtigen Entgelts, Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags sowie Führung von Lohnunterlagen.
Arbeitnehmer und Auszubildende sind grundsätzlich kraft Gesetzes sozialversichert. Die Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung) setzen sich grundsätzlich zur Hälfte aus einem Teil des Entgelts und zur Hälfte aus einem vom Arbeitgeber zu tragenden Beitrag zusammen. Der Arbeitgeber führt dann den Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Einzugsstelle ab. Das sind die jeweiligen Krankenkassen oder die Minijobzentrale bei geringfügigen Beschäftigungen.
Für das Jahr 2019 beträgt der Gesamtsozialversicherungsbeitragssatz 39,65 v. H.. Er ergibt sich aus der Summe der geltenden Beitragssätze in der allgemeinen Rentenversicherung (18,6 v. H.), in der gesetzlichen Pflegeversicherung (3,05 v. H.) und zur Arbeitsförderung (2,5 v. H.) sowie des allgemeinen Beitragssatzes in der gesetzlichen Krankenversicherung (14,6 v. H.), zuzüglich des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes (0,9 v. H).
Die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig.
5. Die gesetzliche Unfallversicherung
Der Arbeitgeber hat den Arbeitnehmer bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung) anzumelden. Im Gegensatz zur Sozialversicherung zahlt der Arbeitgeber den Beitrag zur Unfallversicherung ohne Beteiligung des Arbeitnehmers. Weitere Informationen finden Sie auf unserem Merkblatt zur Unfallversicherung.
Spitzenverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften
Mittelstraße 51
10117 Berlin-Mitte
Tel.: 030 288763800 (Zentrale)
Fax: 030 288763808
10117 Berlin-Mitte
Tel.: 030 288763800 (Zentrale)
Fax: 030 288763808
6. Lohnsteuer
Bei Abschluss eines Arbeitsvertrages muss der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer dessen Lohnsteuerkarte verlangen, damit er die Lohnsteuer richtig ermitteln und an das Finanzamt abführen kann. Falls der Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte nicht vorlegt, berechnet sich die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI vom vereinbarten Bruttolohn.
7. Vermögenswirksame Leistungen
Gewährt der Arbeitgeber seinen Beschäftigten vermögenswirksame Leistungen, können die Vertragsparteien vereinbaren, dass diese auf entsprechenden Antrag des Arbeitnehmers auf seine Vermögensanlage überwiesen werden.