Virtuell gründen, anmelden, ändern: Sicher in die Zukunft – Zwei Jahre digitales Notarverfahren
Seit August 2022 hat Deutschland mit der Einführung des digitalen Notarverfahrens die gesellschaftsrechtlichen Prozesse grundlegend modernisiert. Über das Portal online.notar.de können nicht nur GmbH- und UG-Gründungen, sondern auch weitere rechtliche Vorgänge bequem und sicher von zu Hause bzw. von Büro aus erledigt werden. Damit steht eine moderne und effiziente Alternative zum traditionellen Notarbesuch zur Verfügung.
Das digitale Verfahren umfasst mittlerweile eine Vielzahl von gesellschaftsrechtlichen Vorgängen, die digital beurkundet oder beglaubigt werden können:
- Gründung von GmbH und UG
- Gründungsvollmachten
- Einstimmige Satzungsänderungen einschließlich Kapitalmaßnahmen
- Anmeldungen zum Handels-, Vereins- Partnerschafts-, Genossenschafts- und Gesellschaftsregister
Damit können eingetragene Kaufleute, Vereine, KGs, GmbHs, UGs und eGbRs zahlreiche Formalitäten digital erledigen - von der Adressänderung über die Anmeldung neuer Vertreter bis hin zur Liquidation.
Einfache Abwicklung über das Bürgerportal
Der Prozess beginnt mit der Registrierung auf dem Bürgerportal online.notar.de. Nach der Registrierung erhält man Zugang zu einem persönlichen Bereich, in dem eine einmalige Identifizierung durchgeführt wird. Anschließend können Anliegen direkt an einen Notar übermittelt werden. Offene Fragen werden in persönlichen Beratungsgesprächen via Videokonferenz oder Chat geklärt, und notwendige Dokumente sowie Urkundeentwürfe werden ausgetauscht. Dies ermöglicht auch die Einbeziehung weiterer Beteiligter in den digitalen Prozess. Der eigentliche Notartermin wird dann in einer Videokonferenz durchgeführt, bei der die notarielle Urkunde verlesen und bei Bedarf angepasst wird. Änderungen können in Echtzeit nachvollzogen werden und die Urkunde wird abschließend mit einem einfachen TAN-basierten Verfahren elektronisch signiert.
Technische Voraussetzungen
Für die Teilnahme an einem digitalen Notartermin sind keine speziellen technischen Vorkehrungen notwendig. Ein handelsüblicher Computer oder Laptop mit Kamera und Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung sind ausreichend. Zudem benötigen die Teilnehmer ein Smartphone mit NFC-Schnittstelle sowie einen Personalausweis mit aktivierter eID-Funktion und die dazugehörige PIN.
Falls der Personalausweis vor dem 2. August 2021 ausgestellt wurde, ist zusätzlich ein Reisepass erforderlich, um das digitale Lichtbild auszulesen. Auch ausländische Ausweisdokumente mit aktivierter eID und elektronische Aufenthaltstitel werden akzeptiert
Vorteile des digitalen Notarverfahrens
Die Vorteile des digitalen Notarverfahrens liegen auf der Hand. Der Komfort, den Notartermin bequem online durchführen zu können, spart sowohl Zeit als auch Aufwand. Die Flexibilität, alle Beteiligten virtuell zusammenzubringen, erleichtert die Koordination, insbesondere bei geografisch weit auseinanderliegenden Parteien. Ohne Anreise und Wartezeiten profitieren Nutzer von einer schnelleren Bearbeitung und können sich den Besuch beim Notar vor Ort ersparen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen und Gründer, die oft weit entfernt voneinander arbeiten bzw. sind oder unter Zeitdruck stehen.
Fazit
Zusammenfassend stellt die Digitalisierung der Notarverfahren einen bedeutenden Fortschritt dar, der den Zugang zu notariellen Dienstleistungen erleichtert und beschleunigt. Unternehmen profitieren von den Vorteilen der Digitalisierung, sollten jedoch die möglichen Grenzen des Verfahrens berücksichtigen. Besonders bei komplexen oder beratungsintensiven Angelegenheiten mag der persönliche Kontakt zum Notar oft von zentraler Bedeutung bleiben. Die Digitalisierung des Notarwesens ist ein Schritt in Richtung eines modernen, flexiblen und effizienten Rechtswesens, der sorgfältig abgewogen werden sollte.