Handelsregister

Im Handelsregister müssen sich Kaufleute und Handelsgesellschaften eintragen lassen.

Das Handelsregister wird in zwei Abteilungen geführt:

Abteilung A für eingetragene Kaufleute (e.K. oder e.Kfm. bzw. e.Kfr.) und Personengesellschaften (OHG, KG) und

Abteilung B für Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG)

Über einen Notar werden zur Eintragung in das Handelsregister alle Rechtsverhältnisse einer Firma angemeldet (zu den neu geschaffenen Möglichkeiten im Online-Verfahren finden Sie hier weitere Informationen), vom Registergericht geprüft und in das Handelsregister übernommen.

II. Bedeutung des Handelsregisters

Das Handelsregister genießt - ähnlich wie das Grundbuch - öffentlichen Glauben -, d.h., es schützt in bestimmtem Umfang den gutgläubigen Rechtsverkehr in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragungen und Bekanntmachungen.

Das Handelsregister gibt Auskunft über alle rechtserheblichen Tatsachen, die für einen Geschäftspartner des Kaufmanns wichtig sein können. Hierzu gehören z.B. die Firma, der Name des Inhabers bzw. der persönlich haftenden Gesellschafter einer Personengesellschaft, die Haftung des Kommanditisten, das Stammkapital der GmbH, die Erteilung und Entziehung der Prokura, die Eröffnung des Insolvenzverfahrens bzw. die Löschung der Firma.

Das Handelsregister ist öffentlich und bietet deshalb allen Interessierten die Möglichkeit, die eingereichten Schriftstücke auch über das Internet einzusehen.

Schließt z.B. ein Prokurist nach seiner Entlassung, aber noch vor der Löschung im Handelsregister, namens des Geschäftsinhabers mit einem Kunden einen Vertrag, dem die Entlassung des Prokuristen unbekannt ist, so ist der Vertrag dennoch voll wirksam.

Selbstverständlich sind Änderungen eingetragener Tatsachen ebenfalls eintragungspflichtig, etwa die Änderung der Anschrift der Niederlassung eines Kaufmanns oder die Verlegung des Sitzes der Gesellschaft. Die Abberufung eines Prokuristen oder eines Geschäftsführers sollte umgehend zur Eintragung angemeldet werden, denn dies liegt - wie bereits ausgeführt - im eigenen Interesse der Firma.

Verlegt z.B. der Kaufmann den Geschäftssitz, so kann er so lange unter der alten Adresse verklagt werden, bis die Änderung im Handelsregister eingetragen ist. Ihm können also erhebliche Nachteile entstehen, wenn das Handelsregister nicht dem tatsächlichen Stand entspricht. Auch die Auflösung und Liquidation einer Gesellschaft muss zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden ebenso wie die Löschung der Firma. Eröffnete Vergleichsverfahren oder Insolvenzverfahren über das Vermögen einer Firma werden vom Amtsgericht von Amts wegen ebenfalls eingetragen.

Kleingewerbetreibende und BGB-Gesellschaften müssen sich grundsätzlich nicht in das Handelsregister eintragen. Erreicht das Gewerbe jedoch einen Umfang, das einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, so entsteht ein eintragungspflichtiges Handelsgewerbe, § 1 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB). Diese Bestimmung erfolgt unabhängig davon, welche gewerbliche Tätigkeit das Unternehmen im besonderen ausübt. Auch Unternehmen, die im wörtlichen Sinne nicht Güter oder Waren an- oder verkaufen, sind Kaufleute, also auch Industrie, Handwerker oder sonstige Dienstleister.

Maßgebliche Kriterien für die Beurteilung, ob ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Gewerbebetrieb erforderlich ist, sind vor allem:

- Jahresumsatz (s. u.)

- Höhe des eingesetzten Kapitals

- Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge

- Inanspruchnahme und Gewährung von Kredit

- Größe und Beschaffenheit der Geschäftsräume

- Anzahl der Beschäftigten

- Art der Buchführung.

Eines der Kriterien, die in der Gesamtbetrachtung als Anhaltspunkte gesehen werden, ist die Höhe des Jahresumsatzes. In der Regel ist beispielsweise ein Jahresumsatz von 250.000 € im Einzelhandel sowie von 400.000 bis 500.000 € im Großhandel und in der Produktion zumindest ein Indikator für die Notwendigkeit eines in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebs. Da es sich jedoch stets um eine individuelle Gesamtbetrachtung des Einzelfalls handelt, sind die genannten Beträge lediglich als grobe Anhaltspunkte, jedoch keinesfalls als verbindliche Umsatzgrenzen zu verstehen. Die Komplexität der Geschäftsvorgänge sowie die Unternehmensorganisation müssen ebenfalls gewichtet werden. So kann im Ergebnis der Abwägung – je nach individuellem Fall – auch bereits bei einem darunter liegendem Jahresumsatz die Erforderlichkeit eines in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetriebes anzunehmen sein, während in einer anderen Gesamtkonstellation erst bei einem höherem Umsatz eine Erforderlichkeit anzunehmen wäre. Daher haben Gerichte bisher keine allgemeinen Umsatzgrenzen festgelegt. Spätestens wenn das Unternehmen buchführungspflichtig ist (seit 2024 bezüglich Jahresumsatz: ab 800.000 Euro), sollte dringend überprüft werden, ob eine Eintragungspflicht vorliegt.

Unterlässt ein Unternehmen die Eintragung in das Handelsregister, obwohl es aufgrund seines Geschäftsumfanges eintragungspflichtig ist, kann das Amtsgericht die Anmeldung - gegebenenfalls durch Verhängung von Zwangsgeldern - durchsetzen.

Erfordert ein Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb, so besteht keine Verpflichtung, wohl aber die Berechtigung, die Handelsregistereintragung zu beantragen. Sofern sich ein solches Unternehmen freiwillig in das Handelsregister eintragen lässt, wird mit der Eintragung die Kaufmannseigenschaft erworben. Aus einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) wird eine oHG (nicht zu verwechseln mit dem Fall, dass sich eine GbR freiwillig in das Gesellschaftsregister eintragen lässt, ihre Rechtsform dabei jedoch behält und den Zusatz eGbr trägt).

Vorteile

Der Sinn einer Handelsregistereintragung erschöpft sich jedoch nicht in den bereits beschriebenen Auskunfts- und Ordnungsfunktionen.

Die Eintragung erweist sich in vielen Fällen für den Kaufmann auch von Vorteil, er erhält einen Vertrauensvorschuss. Die Eintragung vermittelt Vertragspartnern und Behörden einen ersten Eindruck vom Unternehmen. Durch die Eintragung in das Handelsregister wird nach außen erkennbar, dass sich der Betrieb der Anwendung kaufmännischer Regelungen und Gebräuche (insb. dem Handelsgesetzbuch (HGB)) unterwirft.

Da inzwischen jeder Gewerbetreibende berechtigt ist, sich freiwillig in das Handelsregister eintragen zu lassen, lässt die Eintragung keine Schlüsse auf die Größenverhältnisse des Unternehmens zu. Natürlich stellt sie auch keine Aussage über Bonität und Seriosität eines Unternehmens dar.

Nur das im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann eine “Firma” (Firmennamen) im rechtlichen Sinne führen, denn “Firma” ist nach dem HGB nur der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und unter dem es im Rechtsverkehr auftritt. (weitere Informationen zum rechtlichen Rahmen der Firmenbildung finden Sie hier.)

Ebenso kann nur das in das Handelsregister eingetragene Unternehmen Prokuristen bestellen (§ 48 HGB); auch ist nur dieses berechtigt, eine oder mehrere selbständige Zweigniederlassungen zu gründen. Nur derjenige, der als Kaufmann, als Vorstand einer Aktiengesellschaft, als Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder als Vorstand einer sonstigen juristischen Person im Handelsregister eingetragen ist oder eingetragen war und das 30. Lebensjahr vollendet hat, kann das Ehrenamt eines Handelsrichters bei einer an einem Landgericht gebildeten Kammern für Handelssachen ausüben.

Pflichten

Der Kaufmann hat allerdings auch Pflichten. Hierzu gehört, Bücher zu führen, aus denen sich seine Handelsgeschäfte und seine Vermögenslage ersehen lassen.

Der Kaufmann hat in der Regel zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss jedes Geschäftsjahres eine Inventur und eine Bilanz zu erstellen. Handelsbücher, Inventuren und Bilanzen hat er 10 Jahre, empfangene und Kopien abgesandter Handelsbriefe 6 Jahre aufzubewahren.

Einzelkaufleute, die bestimmte Schwellenwerte (800.000,-- Euro Umsatz und 80.000,-- Euro Jahresüberschuss ) nicht überschreiten, sind von der Verpflichtung zur Buchführung, Inventur und Bilanzierung nach den handelsrechtlichen Vorschriften befreit, § 241a HGB. Es genügt in diesen Fällen, eine Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zu erstellen.

Für den Kaufmann gelten im Übrigen die besonderen Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Dies bedeutet insbesondere, dass sich der im Handelsregister eingetragene Kaufmann auf verschiedene Formvorschriften nicht mehr berufen kann. Er ist z.B. an eine mündlich übernommene Bürgschaft gebunden; kauft er auf Raten, greift der Schutz des Verbraucherkreditgesetzes und des Haustürwiderrufsgesetzes für ihn nicht ein. Bei Geschäften zwischen Kaufleuten gilt eine verschärfte Mängelhaftung.

Auch hinsichtlich der Angaben auf den Geschäftsbriefen gibt es besondere Regelungen:
Grundsätzlich gilt, dass die im Handelsregister eingetragene Firma (Firmenbezeichnung) einschließlich des Rechtsformzusatzes vollständig und korrekt angegeben sein muss.Der Ort der Niederlassung oder des Sitzes, sowie das Registergericht und die Handelsregisternummer müssen genannt werden. Die GmbH muss außerdem noch zusätzlich den vollen Familiennamen mit mindestens einem Vornamen aller Geschäftsführer angeben. Ähnliches gilt für die AG und die GmbH & Co. KG, welche zusätzlich zu den eigenen Angaben noch die entsprechenden Angaben der persönlich haftenden GmbH auf den Geschäftsbriefen zu machen hat.

Ausführlichere Informationen zu den Folgen der Handelsregistereintragung finden Sie hier

Die IHKs haben die gesetzliche Aufgabe, die Gerichte bei der Vermeidung unrichtiger Eintragungen zu unterstützen. So können die Registergerichte die IHKs in Zweifelsfällen die örtliche IHK zur Stellungnahme über die Zulässigkeit einer einer Firmierung auffordern. Als Service bieten wir die Möglichkeit einer Firmenvoranfrage an, in der Sie unsere Einschätzung zur Eintragungsfähigkeit der Firma vorab erfragen können .

Die Kosten für die Veröffentlichung werden ausschließlich vom Amtsgericht erhoben. Oft werden als Rechnung aufgemachte Angebote für Eintragungen in Branchenverzeichnisse verschickt, die mit Rechnungen des Amtsgerichts verwechselt werden können.